LOOPBAANGELEENTHEID: PROJEK-ASSISTENT

Jun 7, 2024

LOOPBAANGELEENTHEID: PROJEK-ASSISTENT

Agri-Expo is ‘n professionele promosie- en bemarkingsorganisasie vir die Suid-Afrikaanse landbousektor. Ons doelwit is om die landbou-waarde- en produksieketting deur projekte en geleenthede te bevorder. Agri-Expo beskik oor ‘n pos vir ‘n geskikte gekwalifiseerde kandidaat by hul kantoor te Queenstraat 11, Durbanville.

Die Projek-assistent sal administratiewe en sekretariële ondersteuning aan die Hoofbestuurder en die kantoor van Agri-Expo bied. Die hoofdoelwit van die pos is om te verseker  dat daar voldoende voorbereiding, koördinasie en uitvoering van projekte is, asook dat daar uitstaande diens aan kliënte en lede gelewer word. Die Projek-assistent rapporteer aan die Hoofbestuurder.

Verantwoordelikhede sluit in:

Projekte:

  • Help met die voorbereiding, koördinering en uitvoering van projekte.
  • Ondersoek die lewensvatbaarheid van nuwe projekte.
  • Verrig sekretariële take ter beplanning van projekte en kommunikasie.
  • Help om inligting te bekom, en om verslae en voorleggings saam te stel, te proeflees en te vertaal.
  • Stel ‘n tydregister op vir die aanbied van projekte.
  • Hanteer administrasie ter voorbereiding van en tydens projekte.
  • Tref logistieke reëlings ten opsigte van reis, verblyf en etes van kliënte.
  • Verkry kwotasies en doen bestellings van benodighede vir projekte.
  • Help met die saamstel en bestuur van projekbegrotings.
  • Hanteer uitnodigings aan gaste en registrasie van gaste tydens projekte.
  • Help met die beplanning en uitleg van lokale vir projekte.
  • Bestuur die inligtingskantoor vir uitstallers en die publiek tydens projekte.
  • Verrig ad hoc-take tydens projekte.

Kantoor:

  • Staan die Hoofbestuurder by in alle kommunikasie en administrasie met die publiek, lede en kliënte.
  • Tree op as eerste kontak met die publiek om alle gaste by die kantoor te ontvang.
  • Beman die skakelbord en ontvangs. Hanteer oproepe en verwys navrae.
  • Staan die Hoofbestuurder en Finansiële Sekretaresse by met administratiewe take.
  • Samel inligting in en hanteer administrasie en skakeling.
  • Help met die instandhouding van Agri-Expo se webwerwe en sosiale media-skakeling.
  • Verrig ad hoc-take in die kantoor.

 

VEREISTES:

  • Graad 12-sertifikaat
  • Naskoolse formele kwalifikasie (projekbestuur/administratief/sekretarieel voordelig)
  • Ondervinding in die geleentheidsbestuur- en/of landbou-omgewing (voordelig)
  • Sterk rekenaarvaardighede in Microsoft Office, Access (Canva en grafiese ontwerp sal voordelig wees)
  • Kode 08-bestuurslisensie
  • Minimum ervaring van twee jaar in ‘n sekretariële, administratiewe of soortgelyke pos
  • Uitstekende administratiewe vaardighede
  • Sterk organisatoriese vermoëns
  • Uitstekende verbale en skriftelike kommunikasie in Afrikaans en Engels
  • Moet op detail ingestel wees, met sterk analitiese eienskappe.
  • Moet nuwe geleenthede kan identifiseer
  • Moet onder druk kan werk
  • Ondervinding in sosiale media platforms

 

Rig aansoeke en navrae aan: liezel@agriexpo.co.za
Sluitingsdatum:  1 Julie 2024
Onderhoude: 11 Julie 2024
Aanstellingsdatum: 1 Augustus 2024

 

CAREER OPPORUTNITY: PROJECT ASSISTANT

Agri-Expo is a professional promotion and marketing organisation operating in the South African agricultural sector. Our goal is to promote the entire agricultural value and production chain through projects and PR opportunities. Agri-Expo has a position available for a suitable qualified candidate at their office at 11 Queen Street, Durbanville.

The Project Assistant will provide administrative and secretarial support to the General Manager and the office of Agri-Expo. The main objective of the position is to ensure that there is sufficient preparation, coordination, and execution of projects, as well as that outstanding service is delivered to clients and members. The Project Assistant reports to the General Manager.

Responsibilities include: 

Projects

  • Assist in the preparation, coordination, and execution of projects.
  • Investigate the viability of new projects.
  • Perform secretarial tasks in the planning of projects and communication.
  • Help to obtain information, compile, proofread and translate reports, as well as create presentations.
  • Set up a time register for the presentation of projects.
  • Handle administration in preparation for and during projects.
  • Make logistical arrangements regarding travel, accommodation, and meals of clients.
  • Obtain quotes and place orders of supplies for projects.
  • Assist in compiling and managing project budgets.
  • Handle invitations to guests and registration of guests during projects.
  • Help with the planning and layout of venues for projects.
  • Manage the information office for exhibitors and the public during projects.
  • Perform ad hoc tasks during projects.

 

Office:

  • Assist the General Manager in all communication and administration with the public, members, and customers.
  • Act as first contact with the public to receive all guests at the office.
  • Staff the switchboard and reception. Handle calls and refer inquiries.
  • Assist the General Manager and Financial Secretary with administrative tasks.
  • Collect information and handle administration and liaison.
  • Assist in the maintenance of Agri-Expo’s websites and social media engagement.
  • Performs ad hoc tasks in the office.

 

REQUIREMENTS:

  • Grade 12 certificate
  • Tertiary formal qualification (project management, secretarial, administrative preferable)
  • Experience in the event management and/or agricultural environment (preferable)
  • Strong computer skills in Microsoft Office, Access (Canva/graphic design would be preferable)
  • Code 08 driving licence
  • Minimum two years’ experience in a secretarial, administrative, or similar position
  • Strong administrative and organisational skills
  • Excellent verbal and written communication in Afrikaans and English
  • Must be detail oriented, with strong analytical skills
  • Must be able to identify new opportunities
  • Must be able to work under pressure
  • Experience in social media platforms

 

Applications and enquiries: liezel@agriexpo.co.za
Closing date: 1 July 2024
Interviews: 11 July 2024
Appointment date: 1 August 2024

 

 

Share This